En esta edición # 151 de Odaiba Net Podcast: Lista de recomendaciones de software open source para pequeñas y medianas empresas. Comentarios sobre Peppermint OS una ligera distribución basada en Linux Mint.

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NOTAS:
Sitio oficial de Peppermint OS: http://peppermintos.com
OpenOffice: Sustituto de Microsoft Office para funciones ofimáticas.
OpenProj: Gestiona el avance de proyectos y tiempos de evolución en las actividades sustantivas de la empresa.
GNUCash: Control y seguimiento de las finanzas. Basado en principios de contabilidad profesional.
OrangeHRM: Para la gestión de recursos humanos
Ubuntu: Sistema operativo recomendable para PCs en la empresa.
GIMP: Sustituto de Adobe Photoshop para la edición de imagenes.
Zimbra: Cliente de correo electrónico y calendario, se sincroniza con teléfonos inteligentes (iPhone, BlackBerry).

Odaiba Net es producido por Valente Espinosa.
Sitio Oficial Odaiba Net: http://odaibanet.com

No es la primera vez que hablamos de SYNCING.NET en e-Volution. Si utilizamos Microsoft Outlook para gestionar nuestra mensajería de correo, agenda y calendario, y ocupamos compartir datos con otros usuarios a modo de Microsoft Exchange, debemos considerar SYNCING.NET como una alternativa muy económica de realizar este tipo de funciones de sincronización que requerimos para nuestro trabajo diario.

Hoy referenciaremos 10 razones por las cuales una PyME debería considerar utilizar SYNCING.NET .

Entre las 10 razones para contar con SYNCING.NET en la pequeña empresa, la primera es que proporciona una sincronización completa de Microsoft Outlook y archivos sin almacenar datos en servidores externos. Esto evita que las compañías que se decanten por esta solución de negocio tengan que realizar grandes desembolsos iniciales para adquirir las infraestructuras de hardware y software necesarias para soportar un servidor de sincronización propio.

Una segunda razón seria que las licencias de SYNCING.NET son permanentes, por lo que se pueden prever los gastos de servicio derivados de su implantación de forma muy precisa y rápida: una licencia por PC, sin cargos adicionales. Esto contribuye a reducir los costes de implantación de esta aplicación.

La tercera razón para implantar SYNCING.NET en la empresa es que no importa el volumen de información que genere, SYNCING.NET sincroniza todo tipo de archivos, sin limitación de volumen o tamaño.

Además de las ventajas económicas, como hemos apuntado antes, son muy importantes las características técnicas de SYNCING.NET que le aportan estabilidad y fiabilidad, factores que se han ido desarrollando a través de las sucesivas versiones lanzadas al mercado. De este modo, destaca, como quinta razón a tener en cuenta para contar con SYNCING.NET, la alta seguridad de los datos sincronizados. La tecnología de transmisión es PC a PC, sin almacenar en servidores de terceros, y las transferencias son siempre bajo una encriptación fuerte.

Destaca también, entre sus características técnicas, que es muy fácil de instalar y de usar, lo que elimina las sesiones interminables de capacitación para conocer cómo sacarle el mayor provecho a la aplicación. Con SYNCING.NET sólo hay que conectarse y empezar a trabajar para ver las ventajas que aporta en la dinámica diaria de la oficina. Igualmente, permite compartir Outlook y sincronizar en cualquier PC con SYNCING.NET instalado y conexión a internet, sin tener que hacer nada más. Esto facilita la comunicación entre distintas oficinas o sucursales, personas que viajan, trabajadores externos, etc.

Con todo esto, llegamos ya a la razón número 8, los datos siempre están disponibles para el usuario en las PCs. La información no se guarda en ningún servidor, sino en cada PC que forma parte de la red de sincronización, por lo que no importa si se tiene acceso a internet o no. Siempre se podrá acceder a los datos con sólo encender el PC y todos los cambios y nueva información generada se sincronizará de forma automática en el momento en que el PC recupere la conexión.

Finalmente, la razón número 10, su precio. Más del 94% de los clientes de SYNCING.NET declaran estar satisfechos con el precio que han pagado por la edición de SYNCING.NET que utilizan. Mucho de esto se debe al esquema de licencias permanente (sin tiempo limite de expiración).

Para aquellas organizaciones y profesionistas que requieren de un servicio similar a Microsoft Exchange, pero que por cuestiones de costos adquirir y operar un servidor de Exchange propio resulta inviable, SYNCING.NET es la alternativa ideal.

Sitio oficial SYNCING.NET: http://www.syncing.net
Mas información en: SYNCING.NET Business Edition – Sincronización de Outlook y Archivos para la PyME.

InDinero es una aplicación web que te permitirá llevar control sobre las finanzas de tu empresa de manera clara y sencilla.

¿Cómo funciona?
Lo primero es inscribirte. Necesitas llenar un formulario que te llevará unos momentos y después podrás acceder.

En la aplicación puedes añadir tus cuentas bancarias, colaboradores e invitar a tu Contador. Asimismo, InDinero lleva un control de transacciones y te avisa cómo está el flujo de dinero. Si necesitas pagar una factura, sólo tienes que meterla y el programa te notificará el pago cuando la fecha límite esté cerca.

Por si fuera poco, InDinero toma la información que tú le permites para llevar tus finanzas y genera una proyección de flujo a 30 días, comparado con lo que tienes en el banco al día, y lo grafica.

Si dejas abierta la computadora y tu cuenta se queda inactiva, vuelve a solicitar tu contraseña, lo que te protege y le da confidencialidad a tus transacciones.

Una ventaja más de InDinero es que, como está en la nube, puedes acceder a la aplicación en cualquier lugar donde haya una computadora y una conexión a internet.

Finalmente, es una aplicación gratuita.

Para mayor información, consulta el sitio oficial: https://indinero.com/ (disponible en inglés)

Ya en otras ocasiones hemos comentado que Microsoft Outlook es el programa de colaboración y gestión de agenda por excelencia tanto para profesionales, como para organizaciones; así mismo, hemos en ocasiones anteriores enfatizado el crecimiento del uso del social media (redes sociales) dentro de las empresas y organizaciones.

Referente a esto, anteriormente en e-Volution ya hemos visto iLook, un plugin para Microsoft Outlook que nos brinda ciertas características de social media. Hoy complementamos con otro plugin para Outlook orientado a la integración de las principales redes sociales, nos referimos a Outlook Social Connector.

Outlook Social Connector es un plugin oficial de Microsoft que conecta Outlook con redes sociales personales y laborales. Gracias a este plugin, dentro de Outlook podrás estar actualizado en cuanto al estado y a las actividades de tus contactos, ya sea que estos pertenezcan a tu empresa o a sitios de redes sociales de internet como: Facebook, Twitter, Windows Live, LinkedIn y MySpace entre otras.

Cuando tienes instalado Outlook Social Connector, al pulsar sobre cualquier mensaje en Outlook, veremos en un nuevo panel las actualizaciones de estado, fotos o cualquier otro contenido publicado en estos servicios por remitentes o destinatarios. Al igual que ya ocurrió con LinkedIn o MySpace, los datos surgen de las cuentas asociadas a los correos electrónicos en cuestión, para evitar problemas de privacidad.

Para el caso de Facebook, también aparecen automáticamente las nuevas actividades que se generen, sin necesidad de actualizar la pantalla. Lo valioso de este plugin es que brinda un mayor contexto a las conversaciones hechas mediante intercambio de e-mail, lo cual es un elemento más para tomar decisiones en ámbitos laborales. Además, nos permite tener una agenda de contactos dinámica y actualizada al instante.

Outlook Social Connector también actualiza la información de tus colegas en tu carpeta “Contactos” con los cambios que ellos realicen en sus perfiles de redes sociales. Esto ayudará a estar actualizado y bien informado cuando contactes con otras personas, ya sea por razones profesionales o sociales.

Si el social media es una constante en nuestra actividad profesional y ya manejamos nuestra colaboración, agenda y correo electrónico vía Microsoft Outlook, Outlook Social Connector potencializara enormemente nuestro trabajo y actividad.

Outlook Social Connector es un plugin gratuito compatible con Microsoft Outlook 2003, 2007 y 2010.

Descarga de Outlook Social Connector:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=ce8b7517-234c-48a1-a655-324a88893b02&displayLang=es

Es bien sabido por todos, que en muchas de las compañías existen filtros para limitar el acceso a ciertas sitios en la red, tales como Redes Sociales o las aún existentes salas de chat. Si bien para algunos puede ser una práctica cuestionable, para otros significaría una eliminación de una distracción que reduciría su productividad, si nosotros tenemos una oficina propia o necesitamos enfocarnos en un proyecto en específico, limitar el acceso a estos sitios va siendo mucho más necesario que de las simples ganas de no entrar en ellos, por fortuna existen agregados como StayFocusd.

StayFocusd es extensión gratuita para el navegador Google Chrome, sin duda primordial para la gente que lo use la red día a día ya que con ella seremos capaces de fijar límites de tiempo a un conjunto de sitios que definamos previamente.

Lo único que tendrá que hacer es añadir una URL en específico a una “lista negra” y posteriormente indicar un límite de tiempo en el cual navegaremos por ellas. En cuanto se alcance el límite de tiempo establecido, ya sea de un día o algunas horas, StayFocusd no nos permitirá acceder a ninguno de los sitios que definiéramos previamente en la lista. Entre sus opciones más interesantes se encuentra la capacidad de bloquear todos los sitios durante el resto del día o que la única manera de evitar las restricciones de uso de la extensión sea usar otro navegador.

Si bien añadir sitios a la lista de sitios restringidos es muy fácil, StayFocusd tiene características que evitaran que pierda su valioso tiempo laboral en actividades que difícilmente le harán productivo además de darle buen uso a su tiempo de navegación por la red.

Si usted es usuario de Firefox puede usar una extensión gratuita llamada LeechBlock, solo que esta no carece de tantas opciones ni la facilidad de uso de StayFocusd.

Descarga: StayFocusd

Con la actual tendencia “VERDE (ecológica)” del ahorro de papel cuando no es necesario utilizarlo para imprimir alguna información, muchas organizaciones apreciarían enormemente la valía del saber el uso exacto de la actividad en las impresoras de la red local. Es precisamente esta la tardea de PaperCut.

PaperCut es un software de monitorización que controla el uso de las impresoras en red por parte de los usuarios del sistema. Actualmente la empresa PaperCut ofrece dos productos: PaperCut NG que es comercial bajo licencia de pago, y PaperCut Print Logger que es gratuito.

PaperCut NG es un sistema de supervisión, diseñado para efectuar seguimiento a la carga de trabajos y cuotas de impresión. El sistema está orientado a promover el uso responsable de recursos.

PaperCut NG se instala en el equipo o equipos que actuan como servidores de impresión. Funciona con todas las impresoras instaladas en este equipo como impresora local, sean estas impresoras de red (TCP/IP, LPR, JetDirect) o conectadas directamente (USB o LPT). No reconoce aquellas impresoras compartidas por otros equipos, aunque tenga acceso a ellas. Sus características destacables son las siguientes:

• No requiere instalación de software cliente en cada PC de la red.
• Permite definir el coste por página de cada impresora, para llevar un control del gasto por usuario y equipo.
• Importa usuarios de Windows Active Directory y servidores LDAP.
• Configuración de notificaciones de aviso al administrador por diferentes supuestos. Posibilidad de bloquear los trabajos de impresión de los usuarios que hayan sobrepasado un límite prefijado.
• Dispone de versiones para Windows, Mac OS X, Linux y e inclusive Novell Netware.
• Gestión mediante navegador web.
• Informes por usuario, impresora y grupos.

PaperCut Print Logger es una aplicación gratuita disponible unicamente para plataformas de Windows. Esta herramienta registra las operaciones de impresión y proporciona en tiempo real registros detallados de la actividad de su impresora.

La información que esta herramienta puede proporcionarnos por impresión es:

• Fecha y hora de la impresión.
• Nombre del usuario que realizó la impresión.
• Número total de páginas impresas.
• Nombres y títulos de los documentos impresos.
• Dimensiones del formato del papel y modalidad de color.

PaperCut Print Logger se instala de igual forma en el equipo o equipos que actuan como servidores de impresión.

Hay que mencionar que el software de PaperCut tiene versiones en idioma español.

Página oficial de PaperCut NG: http://www.papercut.com/lang/spanish/
Página oficial de PaperCut Print Logger: http://www.papercut.com/products/free_software/print_logger/spanish/

Muchas microempresas utilizan como base de datos Microsoft Access, ello ya que esta DB (base de datos) se encuentra integrada como parte de Microsoft Office System, suite ofimática que predomina en este tipo de empresas. Algunas empresas que utilizan una DB un poco más robusta y que ya andan en el ámbito de la PyME, y por ello utilizan MS SQL Server.

Hoy vemos otra alternativa para la PyME en lo que se refiere a DB, y aun mas para las MICRO; se trata de FileMaker, una estupenda base de datos con gestor integrado y con compatilibilidad en Windows y en Mac OS X.

FileMaker es una base de datos relacional completamente integrada con la interfaz que utilizamos para gestionarla, crear formularios, informes, etc; muy similar al modelo de Microsoft Access. Está enfocada a la sencillez de manejo, y aunque es lo suficientemente flexible para permitir un alto grado de personalización, destaca sobre todo por las soluciones prediseñadas que incorpora.

• Funcionamiento básico: lleva incorporadas 30 soluciones prediseñadas para gestionar diversos tipos de información, gestión de contactos, inventarios, proyectos, etc., pero esto no significa que no podamos crear las nuestras o modificar las existentes para adecuarlas a nuestras necesidades. Existen además soluciones ya diseñadas que se pueden adquirir por separado e incluso empresas que se dedican a desarrollar a medida.
• Forma de trabajo: al igual que con otros sistemas de este tipo, trabajaremos fundamentalmente con formularios para introducir la información e informes para presentarla, bien sean éstos prediseñados bien personalizados por nosotros. Podemos crear bases de datos desde cero o utilizar fuentes creadas con otros programas para hacerlo.
• Compartiendo información: puede importar datos de excel, archivos xml o fuentes ODBC. Los informes generados se pueden exportar a excel o PDF. La versión servidor de la aplicación permite publicar las bases de datos en la web y con la versión básica tenemos la posibildad de compartir las bases de datos con otros usuarios de la red local, siempre que éstos dispongan del programa.

La versión básica, por así decirlo es FileMaker Pro, que tiene un precio de $ 299 USD. Con mayores prestaciones a está, tenemos la versión FileMaker Pro Advanced, en la que podemos encontrar herramientas avanzadas de desarrollo y personalización a un costo de $ 499 USD. Existen también paquetes de licencias para 5, 10 o 25 usuarios, que abaratan el precio del producto.

Si trabajamos únicamente en un entorno Windows y si utilizamos MS Access o MS SQL Server, no tiene mucho sentido considerar esta alternativa (a menos que deseemos una reducción en el presupuesto del gasto tecnológico en lo que corresponde a licencias de SQL Server). Sin embargo, si nuestra empresa piensa abordar el uso de la plataforma Mac y dejar Windows, o bien, analizar una DB de costos bastante accesibles con soporte en Windows, FileMaker es una muy buena opción.

Sitio oficial FileMaker: http://www.filemaker.com/la/