Casi todos utilizamos herramientas ofimáticas (procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones y bloc de notas) básicas de forma cotidiana, ya sea en el ámbito personal y ni se diga en el profesional (donde son casi imprescindibles). En lo que respecta a tareas ofimáticas, el rey indiscutible es Microsoft con su suite Microsoft Office; sin embargo de un tempo acá y con el creciente uso de aplicaciones basadas en la nube, la aparición de herramientas ofimáticas online se acrecenta día con día y pasa esta modalidad a ser una alternativa de real consideración para profesionales, empresas y organizaciones.

En el campo de los servicios ofimáticos online, al momento el líder indiscutible es Google Docs, pero existen otros ofertantes con servicios altamente competitivos como Zoho y ThinkFree.

Bien, Microsoft no podía quedarse al margen de esta nueva tendencia de la ofimática online, y es por ello que recientemente ha lanzado ya públicamente Microsoft Office Web Apps.

Microsoft Office Web Apps está compuesto por sus cuatro aplicaciones principales en formato online: Word, Excel, PowerPoint y One Note. Office Web Apps es un servicio gratuito de Microsoft, para usarlo solo requerimos de contar con una Windows Live ID (la misma que utilizamos en servicios como Hotmail o Messenger), algo que casi todo usuario que se conecte al internet tiene.

Contrario a lo que muchos puedan pensar de este nuevo servicio de Microsoft, el mismo funciona perfectamente no solo bajo Internet Explorer (que se requiere mínimo la versión 7), sino también en los navegadores Mozilla Firefox, Google Chrome y Safari, ejecutando estos en sistemas operativos Mac OS X e incluso Linux. Sea dicho de paso, Office Web Apps no solo se ejecuta bien en navegadores estándar como Firefox y Chromium , sino también en navegadores 100% nativos de Linux como Midori.

Al momento Microsoft ofrece 25 GB de almacenamiento online mediante Windows Live SkyDrive para guardar los documentos generados con las herramientas de Office Web Apps.

Si consideramos que este servicio es completamente gratuito y tiene compatibilidad completa con Microsoft Office, funcionamiento interplataforma que no nos exige su uso mediante IE y Windows, pero sobre todo la integración con las funcionalidades extendidas de Office 2010, Office Web Apps pasa a convertirse en una excelente alternativa para nuestros requerimientos ofimáticos personales.

P.D. Ahh, casi lo olvido, se encuentra 100% en español.

Sitio oficial Microsoft Office Web Apps: http://office.live.com

Ahora sí, Microsoft va con todo para competir con Google Docs y pelear por el liderazgo de realización y edición de documentos en línea. Docs.com es el primer paso pues es un editor y gestor online de documentos ofimáticos (documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo al momento).

Esta vez se unen dos grandes: Microsoft y Facebook se fusionan en Docs.com. ¿Cómo? Con esta herramienta puedes crear documentos en línea y, una vez que los tengas, te permite compartirlos a través del NewsFeed de Facebook, si así lo deseas.

Esta herramienta está construida bajo los estandares de Microsoft Office System 2010 y se acopla muy bien a la red social más grande del mundo (Facebook).

Docs.com de momento se encuentra en versión beta. Si te interesa inscribirte a dicha beta (para utilizar el servicio cuando este disponible), ve a la página oficial del servicio en Docs.com e inscríbete en la lista de espera.

Aquí el tremendo potencial que ofrecerá Microsoft será el de que ya muchas empresas y profesionistas utilizan Facebook, ni se diga amas de casa, estudiantes, jóvenes, etc, etc; todos ellos se convertirán en clientes potenciales de las aplicaciones ofimáticas en línea que Microsoft ofrecerá vía Docs.com.

Único requisito para enlistarse en la beta de Docs.com, tener una cuenta de Facebook.

Sitio oficial de Docs.com http://www.docs.com/Main/Home

Si bien la suite de Microsoft Office contiene entre sus distintas aplicaciones la capacidad de rastrear los cambios dentro de un documento , esto será funcional hasta que cierto número de personas trabajen en él. En un momento dado, el seguimiento de dichos cambios terminan mermando nuestra productividad en lugar de beneficiarla.

Workshare es una solución profesional que te permitirá tener pleno control de los cambios realizados en tus documentos, independientemente si éstos pertenecen a la suite de Office, son formato PDF o, incluso, documentos de imagen.

Ya sea por medio de la interfaz o por medio de un agregado a Microsoft Office, Workshare le ofrece la posibilidad de comparar un documento con distintas versiones del mismo en función de los cambios que se le han hecho en el tiempo de vida del documento. Incluso permite la creación de un reporte con todos los cambios realizados; una de sus virtudes más notable se refleja en la manera en la que se puede tener control total de los cambios, comentarios o anotaciones que los demás colaboradores hacen dentro del documento. Tus colaboradores y tú tendrán acceso ya sea al documento original, la más reciente revisión del documento con todos los cambios reflejados o sólo a las anotaciones o comentarios que previamente autorizaste. Una vez autorizados las modificaciones, puedes enviarlo vía correo electrónico o por medio de una implementación basada en su sitio web accesible sólo a colaboradores autorizados previamente.

Otra de las características notables de Workshare es la capacidad para el manejo de datos delicados dentro de los documentos. Esto se realizará por medio de un editor de políticas con el que puedes ver y tomar acciones precautorias, ya sea remover de manera parcial o total datos que sean comprometedores, tales como datos financieros o contraseñas, o incluso administrar y borrar de manera definitiva todos los metadatos en el documento.

Workshare cuesta desde $399 USD para licencias de dos a diecinueve usuarios.

Sitio oficial de Workshare: http://www.workshare.com

Quizá uno de los aspectos en los que más nos pueden ayudar las soluciones basadas en web es en el de la organización de las rutinas de la empresa. La colaboración entre empleados, gestión de proyectos, relaciones con clientes y proveedores, etc. Son muchos los productos a los que podemos recurrir si buscamos algo así, una intranet o espacio común de gestión en el que manejar todos estos aspectos, y uno de ellos es Feng Office, una aplicación enfocada a la gestión colaborativa y ofimática de de la empresa que funciona a través de la web.

Quien más quien menos dispone de productos para llevar la contabilidad y manejar las operaciones que tienen un reflejo directo en ésta (facturación, ventas, gestión de productos, etc.), pero no es tan habitual contar con herramientas que nos permitan sistematizar el día a día de la empresa, las llamadas a clientes, los avances en un proyecto o los documentos relacionados con cualquier tema que nos llevemos entre manos. Feng Office va en esa dirección, proponiendo una zona común en la que depositar toda esta información para que cualquier agente involucrado pueda consultarla.

Los servicios principales que ofrece Feng Office son:

• Gestión de documentos: permite alojar dentro del sistema todo tipo de documentos (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.), y la edición en determinados formatos directamente desde el sistema (HTML para documentos de texto y SLIM para presentaciones). Tienen previsto incorporar próximamente la edición de hojas de cálculo.
• Listas de tareas: creación de listas de tareas asignadas a diferentes usuarios con opciones de notificación, fechas de terminación, categorías, tags, etc.
• Gestión del correo electrónico: todavía en beta, permite configurar las cuentas de correo de las que dispongamos para utilizarlas desde la aplicación.
• Calendario: poco a destacar, excepto la posibilidad de enviar invitaciones a reuniones. Están trabajando en la posibilidad de compartir los calendarios con Google Calendar, pero de momento no hay nada desarrollado en este sentido.
• Contactos: la gestión de contactos es una de las áreas más trabajadas, tiene la posibilidad de introducir mucha información, distingue entre empresas y personas y la única pega es que no tengo muy claras las opciones de compartir esta información de las que dispone el sistema.
• Enlaces web: un lugar donde dejar los links a nuestros sitios favoritos y compartirlos con otros usuarios del sistema.

Feng Office se puede utilizar bajo el modelo SaaS, en el que funciona en los servidores del proveedor fengoffice.com vía una cuenta de usuario registrado y sólo necesitamos utilizar un navegador para trabajar con esta aplicación, o bien podemos instalarla en nuestro propio servidor web (si es que contamos con uno). En el primer caso pagamos una cuota mensual y en el segundo debemos adquirirla como descarga de software bajo pago, y ocuparnos nosotros de la parametrización y mantenimiento del sistema, y claro la instalación del mismo en nuestro propio servidor web.

Feng Office es una aplicación que requiere para funcionar en servidor web Apache, PHP y MySQL como base de datos. Algo que puede sernos tremendamente atractivo es que cuenta con una versión y soporte en idioma español, ello en sus dos modalidades, tanto en descarga de software como en el servicio SaaS vía los servidores de Feng Office.

Sitio oficial Feng Office: http://www.fengoffice.com

La recomendación de e-Volution siempre será que tengas software con licencia. Sin embargo, cuando una empresa está empezando las licencias pueden resultar poco costeables. Por eso siempre hay alternativas y nosotros te las presentamos.

Zoho presenta muy buenas herramientas ofimáticas. Ha desarrollado aplicaciones web para crear documentos que puedes compartir, importar o exportar a Microsoft Office u OpenOffice.org. ¿Qué tienes que hacer? Simplemente entrar a la página de Zoho y darte de alta.

Una vez que lo has hecho, entonces puedes disfrutar de la Office Suite, que incluye los siguientes elementos:

• Zoho Writer- procesador de texto muy semejante al famosísimo y muy empleado Microsoft Word.
• Zoho Sheet- hoja de cálculo muy sencilla de emplear.
• Zoho Show- edita diapositivas para tus presentaciones.
• Zoho Wiki- permite la creación y gestión de wikis públicos o privados.
• Zoho Notebook- tiene funciones semejantes a Zoho wiki, y puedes añadir audio y video a los proyectos que realizas, así como fuentes RSS
• Zoho Chat- puedes comunicarte con la gente. Es cliente de varios servicios de mensajería instantánea.
• Zoho Meeting- con esta aplicación puedes hacer videoconferencias con varias personas. Zoho Meeting brinda todas las facilidades para la creación de canales y demás accesos necesarios en estos casos.
• Zoho CRM- herramienta de administración de usuarios, asuntos pendientes y demás.
• Zoho Creator- es útil para la creación de bases de datos y aplicaciones web.
• Zoho Planner- organizador en línea.
• Zoho Calendar- aplicación de calendario online
• Zoho Projects- programa para gestionar proyectos
• Zoho Reports- con esta herramienta creas reportes de cuatro maneras distintas

Todas estas herramientas están englobadas en Zoho Business, y puedes incluir hasta a 10 personas de manera gratuita. Salvo las aplicaciones con asterisco que, a partir de determinado número de gente incluida (dependiendo la aplicación), cobran, todos estos servicios son gratuitos.

No importa si tu sistema operativo es Windows, MacOS o Linux, sólo necesitas conexión a Internet para acceder a tus documentos. Cabe destacar que puedes crear un número ilimitado de documentos y almacenarlos de manera gratuita.

Así, Zoho se convierte en una opción sumamente atractiva para PyMEs.

Sitio oficial de Zoho: http://www.zoho.com

Las salas virtuales (virtual rooms) para reuniones o conferencias que utilizan servicios de Internet, son ya una solución consolidada para mejorar el rendimiento del negocio en empresas de cualquier tamaño, incluidas las PyMEs.

Interactúa con cualquier persona (empleado, cliente o socio de la organización) en cualquier lugar y a cualquier hora para finalizar los proyectos de manera más rápida. Comparte aplicaciones, presentaciones y documentos de la empresa, productos y servicios, o incluso el escritorio de tu PC en tiempo real y con los usuarios que determines, cada uno localizado en diferentes ubicaciones geográficas. Éstas son algunas de las principales ventajas que ofrecen los servicios web de salas virtuales.

Una sala virtual es un servicio web accesible ya sea desde el navegador o, en ocasiones, a través de un software propietario, en donde interactúan una serie de usuarios invitados al evento y coordinados por un moderador, quienes comparten dentro de dicho entorno virtual contenidos de video, chat, audio e intercambio de documentos.

Las salas virtuales tienen dos aplicaciones preponderantes dentro de las PyMEs: la primera y de mayor impacto es como herramienta de la fuerza de ventas. Imagina que tu empresa tiene clientes dispersos en diferentes localidades, y el catálogo de productos o servicios que ofreces se actualiza periódicamente, de manera que tus agentes vendedores tienen que visitar con frecuencia a los clientes para hacer las presentaciones y nuevas adecuaciones de los productos. En vez de hacerlo de manera tradicional, ahora puedes cambiar a un entorno virtual accesible desde el navegador web de tus clientes. Es muy sencillo, les envías una invitación por correo electrónico y ¡listo! La comunicación comienza. Con la sala virtual no es necesario que el equipo de trabajo se desplace, pues desde la oficina matriz puede realizar la tarea de ventas de forma global a toda la cartera de clientes (o grupos invitados). Esta alternativa se antoja rápida, fácil y económica (ahorras viáticos y viajes que se suprimen).

La otra aplicación de fuerte demanda en las PyMEs es la del auto-entrenamiento y dirección administrativa del grupo a distancia. Muchas PyMEs están distribuidas entre diversas oficinas localizadas en diferentes localidades; o bien tienen socios, colaboradores o distribuidores dispersos geográficamente. Una sala virtual resulta muy útil para realizar las ponencias de los cambios más recientes en la estrategia comercial de la organización sin movilizar a ninguna persona, así como para brindar entrenamiento básico sobre los cambios en el catálogo de productos de la empresa, nuevas disposiciones gerenciales y prácticas empresariales, entre otros anuncios.

Las salas virtuales pueden implementarse bajo dos modalidades: la primera sería adquirir un software propietario para este propósito; instalarlo en un servidor web de la empresa, y desde ahí ofrecer por nosotros mismos el servicio de la sala virtual. En esta modalidad el proveedor dominante a nivel mundial es Microsoft con su Office Communications Server.

La segunda modalidad sería en un servicio SaaS bajo pago de renta (por cuestiones económicas ésta es la opción más común entre las PyMEs). En este rubro el líder mundial indiscutible es WebEx con su servicio Meeting Center. Aquí también Microsoft tiene presencia con Office Live Meeting, que también trabaja bajo modalidad SaaS.

Existen otros proveedores locales que han desarrollado sus propias herramientas y servicios de salas virtuales; no hacemos referencia de ellos en esta ocasión ya que no tenemos referencia particular de sus servicios en comparación con los de WebEx y Microsoft que en este post referimos.

Sitio oficial WebEx: http://www.webex.com.mx
Sitio oficial Microsoft Office Live Meeting: http://office.microsoft.com/es-hn/livemeeting/
Sitio oficial Microsoft Office Communications Server: http://office.microsoft.com/es-hn/communicator/
Recomendamos leer: SaaS – software como servicio online

Desde que las pestañas llegaron a nuestras vidas todo ha sido un poquito más fácil. Si comúnmente navegas por internet usando Mozilla Firefox o MS Internet Explorer 7 y 8, estarás muy de acuerdo en el potencial del uso de pestañas y la productividad que estas conllevan.

Una de esas aplicaciones en las que se echaba en falta el uso de pestañas es Microsoft Office (que no es una aplicación en sí, pero si un conjunto de aplicaciones). La verdad es que es un poco incomprensible pensar en porque Office 2007 no incorporaba pestañas si ya estaban más que presentes en la mayoría de las aplicaciones, pues gracias a una utilidad llamada OfficeTab es que hoy podemos atacar esta carencia.

OfficeTab es una pequeña aplicación que añadirá pestañas a Word, Excel y PowerPoint. ¿Nada más? Sí, porque en realidad no hace falta nada más. Por otro lado si solo queremos añadir pestañas a alguna de estas tres aplicaciones podremos hacerlo, no es necesario aplicarlo a todos si no queremos. Además la integración es bastante transparente para el usuario, parecerá que eso ha estado ahí siempre, que incluso venía ya con el Office.

OfficeTab funciona con Office 2003 y 2007 (sin importar si lo utilizas en idioma español) y es compatible con Windows XP, Vista y 7 además de ser una herramienta totalmente gratuita. La aplicación está disponible en inglés y chino (ya que el desarrollo es en China).

Sitio oficial de OfficeTab: http://hi.baidu.com/officecm
Link de descarga de OfficeTab: http://files.cnblogs.com/wangminbai/OfficeTabv1.20.zip