Anteriormente en e-Volution redactamos un post sobre Feng Office, una aplicación cloud (que también tiene instalcion en servidor local) enfocada a la gestión de proyectos, gestión colaborativa y ofimática de una empresa u organización.

Pues bien, hoy vemos un caso de aplicación “en la vida real” de Feng Office, mismo que consideramos puede ser de gran interés a nuestra comunidad de lectores, ya que si bien el ejemplo que referiremos en la siguiente presentación online va orientado al nicho de las empresas de marketing, relaciones publicas y publicidad; la dinámica de trabajo descrita en la presentación online que les compartimos, es perfectamente aplicable a cualquier empresa u organización que trabaje sobre desarrollo de proyectos, y cumplimientos de objetivos y metas.

A continuación vía Prezi, les compartimos como se aplica la gestión de proyectos y clientes ofrecida por Feng Office:

Feng Office se puede utilizar bajo el modelo SaaS, en el que funciona en los servidores bajo el dominio fengoffice.com vía una cuenta de usuario registrado y sólo necesitamos utilizar un navegador para trabajar con esta aplicación, o bien podemos instalarla en nuestro propio servidor web (si es que contamos con uno). Tanto en software como en modalidad SaaS Feng Office tiene soporte completo al español.

Atención directa sobre Feng Office para México, resto de países de Latinoamérica y España vía Aplicaciones en la NUBE en: http://aplicacionesenlanube.net/fengoffice.htm

Desde 2004 que comencé mi labor como asesor empresarial para e-Business he tratado de convencer a muchos pequeños empresarios y profesionales independientes, que el uso de internet y los medios quela misma te brinda, nos sirven para ejercer actividades de negocio a diferentes niveles y para cualquier estructura empresarial.

Convencer a estos empresarios y profesionales que les menciono que el e-Business no es exclusivo de la gran empresa es realmente un reto, ya que la mentalidad en cuanto al uso de las tecnologías de información y la cultura informática que tenemos en América Latina a veces nos limita en demasía.

Bueno, de todo esto, sin duda el primer paso para aprovechar la internet a nivel empresarial y profesional es tener presencia efectiva en la misma. Si, eso de dejar de usar servicios de e-mail y web/blog como referencias profesionales y empresariales, y comenzar a manejar una identidad online bajo un dominio propio.

Para ver precisamente la gran importancia de esto que les comento en párrafos anteriores, utilizare un extracto de un documento publicado por Google en España, para la campaña local de “Conecta Tu Negocio”, dicho documento de los presento vía SlideShare:

¿Te interesa una copia del documento que hemos presentado? Aquí puedes DESCARGARLO (PDF).

Si han leído el contenido del documento anterior, habrán visto la importancia de contar con una identidad propia bajo dominio propio en internet desde la cual ejercer nuestra actividad empresarial o profesional adecuadamente.

Para ello Google junto con otras entidades han lanzado precisamente la campaña “Conecta Tu Negocio” en donde se ofrece un plan básico de webhosting bajo dominio propio 100% gratuito el 1er año de uso, todo ello vía el patrocinio de Google y sus aliados.

es un programa actualmente disponible en España y México.

Conecta Tu Negocio para España: http://www.conectatunegocio.es
Conecta Tu Negocio para México: http://www.conectatunegocio.com.mx

Es un hecho que que para el día a día y mas en el entorno empresarial usemos múltiples herramientas para mantenernos organizados, tomar mejores decisiones con respecto al reclutamiento de personal, mantenernos al tanto del avance de los proyectos, etc. con ello terminamos fragmentados y tratando de unificar los esfurezos de manera que perdemos tiempo, Podio surge como una solución que integra todo lo que necesitemos en una sola plataforma.

Primero que nada debemos de ver a Podio más allá de un gestor de proyectos ya que es presentado como una solución completa que centralizara todo nuestro trabajo en su ecosistema. Lo podemos dividir en tres grandes partes: Gestor de Proyectos, Intranet Social y CRM.

El gestor de proyectos es una de las razones por la cual muchos darán el salto al servicio y es el corazón del mismo, aquí como su nombre lo indica, podremos crear proyectos, asignarles miembros, fechas de entrega y mucho mas. Todo el avance del proyecto se podrá ver a detalle en completos reportes, en los cuales podremos incluso ver el desempeño individual de cada miembro. Debemos de recordar que aquí también entra la parte colaborativa de Podio, por lo tanto podrá tener una comunicación en tiempo real con los miembros designados, ademas de compartir archivos entre estos, entre otras herramientas que tendremos calendarios, una lista de tareas, tabla de tiempos y la posibilidad de crear reuniones y detallar toda la información necesaria.

Dentro de la Intranet Social podemos organizar a los miembros de la empresa, desde lo mas obvio como añadir miembros y detalles de los proyectos que se están llevando a cabo, hasta tareas mas complejas como coordinar a todos los grupos de trabajo o recibir retroalimentación de algún punto en especifico, todo esto sera reflejado en una línea de tiempo muy similar al muro de Facebook, por lo tanto los usuarios de la plataforma no deberán de soportar una gran curva de aprendizaje. Algo muy importante aquí es que este espacio debe de ser aprovechado para colocar el línea los manuales de procedimientos, tomando en cuenta de que aquí los miembros del grupo pueden hace sugerencias de como mejorarlos.

En el apartado de CRM, Podio nos muestra una herramienta bastante accesible en la que se podra ver de una manera clara y sin complicaciones, entradas y salidas de productos, agregar nuevos clientes detallando toda la información que necesitemos, así como atender a los clientes existentes conociendo sus necesidades por medio de los informes presentados, si bien para algunos que ya han usado otras soluciones de CRM, lo que ofrece Podio puede parecer insuficiente, pero es mucho mas de lo que uno espera de una solución completamente integral, ademas que no satura de información a los que recién toman el control de estas soluciones.

Otra de las ventajas de Podio es que si usted es usuario de dispositivos con Adroid o iOS en sus respectivas tiendas de aplicaciones podrá encontrar la aplicación oficial del serivicio con la cual podrá mantenerse al tanto del avance de los proyectos y los miembros del equipo que tenga a cargo. Entrando al tema de las tiendas de aplicaciones, Podio también se sube a la tendencia y aquí se podrán encontrar todo tipo de agregados para la plataforma, desde módulos para finanzas y ventas, hasta herramientas especificas para los departamentos de IT e incluso investigación científica; esto potenciara los módulos que algunos les puedan parecer carentes de opciones. Un punto a destacar es que si usted a desarrollado una aplicación para Podio podrá compartirla en la App Store sin mayor problema.

Para hacer uso de Podio puede usar una licencia básica gratuita limitada a 10 usuarios y espacio de almacenamiento limitado a 1GB, esto puede ser suficiente para un startup o una oficina pequeña, pero el modelo de pago es mucho mas flexible y robusto iniciando desde $8 USD al mes por usuario con reportes de uso mucho mas completos y gestión de permisos para los usuarios.

Podio se planta firmemente como una solución accesible para toda empresa, independientemente del tamaño de estas, con un costo del servicio premium relativamente accesible y fácilmente costeable para organizaciones grandes, en el caso de que aun no cuente con un gestor de proyectos Podio es la opción a usar.

Sitio oficial de Podio: https://podio.com (web en ingles, pero el servicio esta disponible en español)

El pasado 2011 sin duda el contenido de mayor trafico y consulta de los que publicamos, fue nuestra evaluación sobre los mejores y más recomendables proveedores de web hosting en México. Misma que fue realizada a inicios de 2011. Y bueno, como la respuesta que recibimos de la comunidad de lectores de e-Volution fue amplia y muy satisfactoria; es que hemos decidido realizar esta evaluación nuevamente a inicios del 2012 ahora ya por 3ra. ocasión.

A la fecha, ya hemos establecido una especie de tradición en la realización de esta evaluación sobre proveedores de WEB Hosting en México, y es que desde que e-Volution se redactaba en CNN Expansión la hemos llevado acabo.

Así que, aquí van las bases para las empresas que deseen las consideremos al momento de hacer nuestras evaluaciones sobre los mejores proveedores de WEB Hosting en México 2012:

1. Solo evaluaremos proveedores de web hosting con servicio de facturación deducible para Mexico.
2. La empresa proveedora debe tener al menos 3 años de operación.
3. El proveedor debe enviarnos información muy general de sus servicios y principales plus a sus clientes al buzón de correo contacto@e-volution.cc
4. El proveedor de web hosting debe facilitarnos al menos 3 ejemplos de clientes activos que el considere de los más importantes (los mismos no se harán públicos). Esta información se nos enviara de igual forma al buzón de correo contacto@e-volution.cc
5. Es válido enviar información de proveedores referenciados por los mismos usuarios de sus servicios, pero también valido enviar quejas o reclamos de usuarios en contra de un determinado proveedor. Todo ello se considerara al momento de las evaluaciones pertinentes.
6. El 29 de Febrero 2012 es el día último para recibir información. Y el resultado final de las evaluaciones se publicara en la segunda quincena de Marzo 2012.

Restricciones:

1. De momento no se aceptaran proveedores foráneos a México, ya que la evaluación en curso es precisamente para proveedores de web hosting orientados a esta nación.
2. No se aceptaran afiliados de proveedores de web hosting, cada proveedor debe contar con su propia infraestructura de storage, o bien contrato propio con un gran proveedor data center.
3. Se debera contar con registro directo con NIC México.

Quedamos al pendiente de la información que se envié, y esperamos que para finales de Marzo 2012 cuando los resultados de esta evaluación se publiquen, dicha información sea de utilidad para todos aquellos que busquen un web hosting de calidad en México.

Atte. Eugenio Velazquez
Editor General de e-Volution
JEVC Multimedia & e-Business

Si bien durante los últimos años a existido la tendencia a la “oficina sin papeles” aun estamos fuertemente arraigado a muchos documentos, para resolver esto damos el paso a digitalizarlos y ahí viene el siguiente problema: una organización efectiva de estos.

OfficeDrop (solo disponible en ingles) nace como una solución en linea que nos permitirá subir nuestros documentos digitalizados, mantenerlos disponibles en todas partes y organizados, por medio de múltiples opciones, que van desde las siempre útiles etiquetas, hasta la clásica estructura de carpetas, incluyendo la posibilidad de compartirlos.

OfficeDrop permite subir archivos con los siguientes formatos: pdf, doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, odt, ods, odg, odp, txt, rtf, html, tiff, png, gif y jpg, pero siempre y cuando estos no excedan los 500 Mb por archivo. Aunado a ello el servicio cuenta con aplicaciones disponibles para iOS, Android, Windows y Mac OS, aunque estas dos ultimas se encuentran en estado Beta, aunque tambien para subir archivos puede hacer envió de estos a una dirección de correo con formato: usuario@myofficedrop.com

La verdadera potencia de este servicio recae en la capacidad de hacer un trabajo bastante decente y rápido en el apartado de ORC, ademas y por medio de este, la búsqueda dentro de los archivos se realiza de una manera mucho mas eficiente.Una vez subidos nuestros documentos podemos asignar etiquetas o desplazarlos a una carpeta deacuerdo a nuestras necesidades, si necesitamos descargar un archivo, lo podremos hacer en formato PDF, el cual ya esta optimo para poder extraer texto de ser necesario. Cuenta con la posibilidad de hacer uso con otros servicios en línea tales como Evernote, QuickBooks o Google Docs, el caso de que necesite algo mas robusto cuenta con acceso a la API del mismo para poder crear una solución a la medida.

Si bien se puede hacer uso del servicio para uso personal de manera gratuita, este cobra especial utilidad al momento de usar el servicio en su modalidad de paga, en el ademas de contar con soporte premium, tendrá mucha mas flexibilidad para trabajar con documentos, en especial al momento de realizar las búsquedas (que en la cuenta gratuita esta limitada a solo 3 resultados) e podrá incluso colocar el logotipo de su compañía y contar con reconocimiento de caracteres con una cuota mucho más amplia. En el caso de que tenga que usar OfficeDrop en su ambiente de trabajo, este cuenta con modalidades para equipos de trabajo comenzando por los $44.95 USD al mes. Todo esto va aunado con la seguridad de que sus archivos se encuentran tras de Firewalls dedicados por servidor, encriptación de 256-bit y respaldados por certificados de seguridad McAfee.

OfficeDrop se planta como un poderoso aliado al momento de manejar los documentos digitalizados en línea, en especial por las capacidades OCR, si piensa implantarlo dentro de su equipo de trabajo significara una inversión que valdrá la pena y aumentara la eficiencia de sus operaciones.

Sitio oficial de OfficeDrop: http://www.officedrop.com (en ingles)
Costos de OfficeDrop: http://www.officedrop.com/digital-filing-pricing

En mas de una ocasión aquí en e-Volution hemos hablado sobre el poder productivo que denota en un profesional, negocio, empresa u organización, el uso de herramientas TI, y en particular en esta ocasión el uso de aplicaciones para gestión de proyectos y clientes, y colaboración de equipos de trabajo para la administración de objetivos a cumplir.

Mediante el uso de aplicaciones cloud (en la nube – económicas y sencillas de usar) destinadas a esto que comentamos, es como es posible lograr esto sin muchas complicaciones por individuos y organizaciones (empresariales) de cualquier tamaño. En este sentido hoy les recomendaremos el uso de Feng Office; aplicación cloud que utilizamos en e-Volution para fines de administracion, gestión de proyectos y clientes y colaboración.

Recomendamos y utilizamos Feng Office ya que desde un unico acceso via navegador web, nos ofrece:

• Gestión de documentos: permite alojar dentro del sistema todo tipo de documentos (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.), y la edición en determinados formatos directamente desde el sistema (HTML para documentos de texto y SLIM para presentaciones). Tienen previsto incorporar próximamente la edición de hojas de cálculo.
• Listas de Tareas: creación de listas de tareas asignadas a diferentes usuarios con opciones de notificación, fechas de terminación, categorías, tags, etc.
• Gestión del correo electrónico: permite configurar las cuentas de correo de las que dispongamos para utilizarlas desde la aplicación.
• Calendario: poco a destacar, excepto la posibilidad de enviar invitaciones a reuniones. Están trabajando en la posibilidad de compartir los calendarios con Google Calendar, pero de momento no hay nada desarrollado en este sentido.
• Contactos: la gestión de contactos es una de las áreas más trabajadas, tiene la posibilidad de introducir mucha información, distingue entre empresas y personas y la única pega es que no tengo muy claras las opciones de compartir esta información de las que dispone el sistema.
• Reportes y Diagramas: toda la analítica de la actividad de nuestros clientes, miembros del equipo y actividades que desarrollamos, en gráficos perfectamente comprensibles.
• Administración de Usuarios: es posible modificar, dar de alta, o crear nuevos usuarios. La cantidad de usuarios es ilimitada. Se pueden crear y modificar grupos de usuarios, y permisos/privilegios grupales o personales de cada usuario, asegurándose de que cada usuario tenga acceso a la información que le corresponde únicamente.
• Espacios de Trabajo: los espacios de trabajo permiten a los usuarios o grupos organizar su información y tareas, y compartirlos con otras personas. Pueden asociarse a Clientes, Proyectos, Productos, Servicios, Departamentos, etc. Se pueden definir varios niveles y sub-niveles. Identifique sus espacios de trabajo visualmente de forma rápida mediante colores asignados a cada uno de ellos.
• Notas: un medio fácil de registrar y compartir comentarios sobre cualquier asunto o tema. Es un medio utilizado para diferentes usos como ser: disponer de la trazabilidad de las comunicaciones con terceras partes, la evaluación de la satisfacción de calidad de un cliente, la trazabilidad de un documento físico, etc. Una nota la puede ingresar cualquier usuario que disponga de los permisos correspondientes, y se puede realizar una notificación vía e-mail cuando se ingresa una nota.
• Búsqueda y Filtros: toda la información puede ser accedida rápidamente utilizando el motor de búsqueda integrado, o también puede ser encontrada utilizando filtros por tipo, etiquetas o espacios de trabajo.
• Información Vinculada: toda la información gestionada mediante el sistema, puede ser vinculada entre si, asegurando que ningún elemento quede olvidado o pase desapercibido. Un documento puede tener mensajes vinculados a él, o una reunión puede tener documentos vinculados a la misma, y así con cualquier elemento del sistema, creando una infinidad de posibilidades de manejo de información.
• WEB Links: hipervínculos a sitios web externos al sistema. Los mismos pueden ser clasificados mediante tags, vinculados a otra información y asignados a uno o varios Espacios de Trabajo.

Vía Feng Office se da solución usuarios de internet que buscan una herramienta ágil y eficaz con la que colaborar, trabajar en equipo y evaluar el cumplimiento de los diferentes objetivos marcados. Todo ello con la sencillez como objetivo principal, algo fácil, económico y sobre todo muy, muy productivo para individuos y empresas de cualquier tamaño.

JEVC Multimedia & e-Business la casa productora de e-Volution, distribuye y da asistencia sobre Feng Office particularmente a empresas, organizaciones e individuos en España, México y resto de América Latina (Argentina, Perú, Colombia, Ecuador y Chile) por mencionar los paises donde ya se cuenta con clientes activos principalmente del segmento PyME.

Mayor información y atención directa sobre Feng Office, visite: http://aplicacionesenlanube.net/fengoffice.htm

Vetter (Solo disponible en ingles, en estado Beta, servicio de suscripción mensual) es un servicio en línea que nace con la idea de poder facilitar el trabajo de las ideas generadas por un equipo, desde la tormenta de ideas hasta que esta termina siendo una realidad, todo esto con un moderador, en este caso el papel recae en el líder o jefe del equipo.

Una vez dado de alta en el servicio, le permitirá crear un grupo de trabajo, este contara con un líder y un numero limitado de colaboradores, estos trabajaran a través de un panel privado vía web, para acceder a el se usara un formato nombredesucompañia.getvetter.com. Una vez puesto en marcha, todo inicia con la propuesta de ideas, un punto importante al momento de la lluvia de ideas es que estas dentro del panel aparecen de forma anónima, una vez colocadas los miembros del equipo podrán votar por ellas igualmente de manera anónima, esto esta creado con el propósito de que nadie se vea obligado a votar por alguna en especifico por el hecho de ser del jefe o por otro empleado y así lo que importe, es la calidad de esta y no el rango de quien la declaro.

Cada determinado tiempo que previamente puede ser configurado, el líder del equipo recibirá un email con aquellas ideas que tengan una puntuación mayor de dos estrellas de las cinco posibles; solo en este caso si el podrá ver quienes son los responsables de generar dichas ideas. En caso de ser necesario el jefe del equipo puede proponer temas concretos para los cuales necesite ideas, toda la actividad se ve reflejada en un claro y sencillo panel de estadísticas.

Vetter puede ser usado durante 30 días de manera gratuita una vez terminado el periodo usted podrá elegir si pagar una cuota mensual desde $19 USD mensuales por 25 usuarios, llegando a los $199 USD mensuales por 250 usuarios, todas las opciones solo permiten un solo líder de equipo. Vetter es un servicio sencillo y se puede trabajar con el de manera inmediata, si bien aun se encuentra en estado Beta, puede mejorar muchas cosas, como la posibilidad de adjuntar archivos o incluso una aplicación móvil tan socorrida en estos días, pero si lo que usted necesita es una mejor interacción con su equipo de trabajo no debe de perder de vista el servicio.

Sitio oficial de Vetter: http://www.getvetter.com (solo disponible en ingles)