Las salas virtuales (virtual rooms) para reuniones o conferencias que utilizan servicios de Internet, son ya una solución consolidada para mejorar el rendimiento del negocio en empresas de cualquier tamaño, incluidas las PyMEs.
Interactúa con cualquier persona (empleado, cliente o socio de la organización) en cualquier lugar y a cualquier hora para finalizar los proyectos de manera más rápida. Comparte aplicaciones, presentaciones y documentos de la empresa, productos y servicios, o incluso el escritorio de tu PC en tiempo real y con los usuarios que determines, cada uno localizado en diferentes ubicaciones geográficas. Éstas son algunas de las principales ventajas que ofrecen los servicios web de salas virtuales.
Una sala virtual es un servicio web accesible ya sea desde el navegador o, en ocasiones, a través de un software propietario, en donde interactúan una serie de usuarios invitados al evento y coordinados por un moderador, quienes comparten dentro de dicho entorno virtual contenidos de video, chat, audio e intercambio de documentos.
Las salas virtuales tienen dos aplicaciones preponderantes dentro de las PyMEs: la primera y de mayor impacto es como herramienta de la fuerza de ventas. Imagina que tu empresa tiene clientes dispersos en diferentes localidades, y el catálogo de productos o servicios que ofreces se actualiza periódicamente, de manera que tus agentes vendedores tienen que visitar con frecuencia a los clientes para hacer las presentaciones y nuevas adecuaciones de los productos. En vez de hacerlo de manera tradicional, ahora puedes cambiar a un entorno virtual accesible desde el navegador web de tus clientes. Es muy sencillo, les envías una invitación por correo electrónico y ¡listo! La comunicación comienza. Con la sala virtual no es necesario que el equipo de trabajo se desplace, pues desde la oficina matriz puede realizar la tarea de ventas de forma global a toda la cartera de clientes (o grupos invitados). Esta alternativa se antoja rápida, fácil y económica (ahorras viáticos y viajes que se suprimen).
La otra aplicación de fuerte demanda en las PyMEs es la del auto-entrenamiento y dirección administrativa del grupo a distancia. Muchas PyMEs están distribuidas entre diversas oficinas localizadas en diferentes localidades; o bien tienen socios, colaboradores o distribuidores dispersos geográficamente. Una sala virtual resulta muy útil para realizar las ponencias de los cambios más recientes en la estrategia comercial de la organización sin movilizar a ninguna persona, así como para brindar entrenamiento básico sobre los cambios en el catálogo de productos de la empresa, nuevas disposiciones gerenciales y prácticas empresariales, entre otros anuncios.
Las salas virtuales pueden implementarse bajo dos modalidades: la primera sería adquirir un software propietario para este propósito; instalarlo en un servidor web de la empresa, y desde ahí ofrecer por nosotros mismos el servicio de la sala virtual. En esta modalidad el proveedor dominante a nivel mundial es Microsoft con su Office Communications Server.
La segunda modalidad sería en un servicio SaaS bajo pago de renta (por cuestiones económicas ésta es la opción más común entre las PyMEs). En este rubro el líder mundial indiscutible es WebEx con su servicio Meeting Center. Aquí también Microsoft tiene presencia con Office Live Meeting, que también trabaja bajo modalidad SaaS.
Existen otros proveedores locales que han desarrollado sus propias herramientas y servicios de salas virtuales; no hacemos referencia de ellos en esta ocasión ya que no tenemos referencia particular de sus servicios en comparación con los de WebEx y Microsoft que en este post referimos.
Sitio oficial WebEx: http://www.webex.com.mx
Sitio oficial Microsoft Office Live Meeting: http://www.microsoft.com/latam/office/livemeeting/prodinfo/
Sitio oficial Microsoft Communications Server: http://www.microsoft.com/communicationsserver/
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