PDF (acrónimo de Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por Adobe Systems, ampliamente utilizado para el intercambio y presentación de documentación que se comparte en Internet.
La documentación en formato PDF es bastante común en cualquier empresa pues presenta muchas ventajas para fines específicos en publicaciones compartidas por internet. Entre algunas de éstas se cuentan:
- Mantiene el aspecto exacto del documento y no depende del PC donde se revisa. Es decir, no es necesario instalar un programa de edición y creación de PDF para que podamos visualizarlos correctamente. Sólo necesitamos contar con un lector de PDF y, de hecho, existen varios y son gratuitos. Así mismo, no necesitamos guardar las fuentes tipográficas y demás características de impresión para que el documento se reproduzca tal cual fue creado.
- Acceso y privilegios restringidos para la modificación del documento.
- Capacidad interplataforma. No importa si la modificación o edición se hace en Windows, Mac OS X o Linux, el resultado visual o impreso siempre es el mismo y se conserva en el PDF.
- Alto índice de almacenamiento. Un documento que en formato de Word o PowerPoint ocupa varios MB de espacio, al convertirlo en PDF reduce significativamente su tamaño, comúnmente a razón de 1-5 con respecto al tamaño original.
- El PDF es el formato ideal para colgar documentos (ofimáticos) en la web que deseamos compartir para que nuestra información se visualice.
En otras palabras, el formato PDF es ideal para enviar vía internet publicaciones y documentos de la empresa tales como: cotizaciones, catálogos de productos, servicios, hojas de trabajo, guías, etc.
Pero, ¿con qué creamos, editamos y visualizamos PDF? Les recomiendo los siguientes productos “comerciales” que he probado y que, a mi criterio, son en la actualidad los mejores gestores de PDF a nivel empresarial:
- Adobe Acrobat: programa maestro en la creación y edición de PDF. No obstante su efectividad, el costo es accesible para cualquier PyME.
- Adobe Reader: es el visualizador gratuito de PDF de Adobe, que nos permite ver e imprimir PDF aunque el consumo de recursos es alto para PC con hardware limitado.
- Nitro PDF Professional: es una opción profesional de edición y creación de PDF orientada a las empresas. Su costo es muy accesible para una PyME.
¿Y qué hay de opciones gratuitas para crear PDF? Ya hemos publicado un post al respecto con anterioridad. Puedes hacer clic para consultarlo: Opciones gratuitas para crear PDF
Cabe aclarar que en lo que se refiere a gestión de PDF en empresas, siempre recomendamos alternativas comerciales sobre las gratuitas ya que el tipo de funciones que se contemplan en las herramientas de software comercial y el soporte técnico es muy conveniente.
Como notas finales quisiera agregar que OpenOffice.org tiene la capacidad de exportar a PDF. Así mismo, si utilizas Microsoft Office 2007, existe un plugin que se descarga desde el sitio web de Microsoft y habilita a la suite para que exporte documentos a PDF. Sin embargo, la calidad de impresión de los PDF generados por estas suites siempre es menor que la del software diseñado expresamente para este fin.
