El empresario PYME debe invertir en Tecnologías de Información y en la medida en que las implementa deberá crecer su organización (mayor eficiencia y calidad) y tener ventajas competitivas (una buena cartera de clientes).
En el post anterior explicamos porque las PYMES necesitan un Sistema, y en esta ocasión conocerá que son los TPS (Transactions Processing Systems / Sistema de Procesamiento de Transacciones) los primeros sistemas que se implementan en una organización.
El implementar un TPS estamos hablando de sustituir las actividades operativas y rutinarias de una organización, por un sistema basado en computadora, la famosa “automatización de procesos”. Y con esto se reducirán los tiempos de ejecución en cada operación.
“Transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización”.
Las transacciones más comunes dentro de la empresa incluyen las siguientes operaciones:
• Inventario (compras- existencia-mermas-ventas):
• Facturación de ventas (atención al cliente) y Entrega de mercancía (tiempo y manejo cuentas “a cobrar” y “a pagar”)
• Contabilidad (Finanzas sanas)
• Pago de nómina a los empleados (control del recurso humano)
Cuantas son las empresas que no saben ni lo que tienen en almacén y bien cada día tienen que revisar en su cuaderno de apuntes, facturas o notas de compras y ventas los movimientos de sus productos. “espero no sea su situación jóvenes empresarios”.
Al implementar un TPS se reducen tiempos, ya que solo es cuestión de dar un par de clic y especificar rangos para tener un reporte detallado de los movimientos de nuestros productos, saber con exactitud las ventas realizadas, si necesitamos surtir mercancía o bien promocionar aquellos que tienen riesgo de caducidad (en caso de aplicar).
Y con lo anterior tener una excelente atención al cliente en cuanto a su facturación, de ofrecerle descuentos por consumo (manejar tipo de clientes), tiempo de entregar de mercancía, y una cobranza de ventas a crédito bien estructurada.
También en segundos conocer la situación financiera de la organización y así tomar decisiones con menor o sin riesgos de fracaso. (Costo o Inversión)
Y ver reflejado en el sistema la productividad de los trabajadores y generar la nómina, si se pagan horas extras, incentivos, entre otros y no generar errores en sus depósitos bancarios o cheques.
En resumen las características de los TPS son:
• Ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
• Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior en la toma de decisiones.
• Sus beneficios son visibles y palpables.
Sin duda alguna invertir en un TPS es una misión de crecimiento y calidad organizacional y una visión de competitividad continúa.
“PYMES hay que invertir para ser una empresa de clase mundial…”
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